Zum 01.01.2007 ist still und leise eine Gesetzesänderung in Kraft getreten. Ab sofort müssen Geschäftsbriefe egal in welcher Form entsprechende Pflichtangaben enthalten. Galt diese Verpflichtung für Kaufleute bis dato nur für "herkömmliche" Geschäftsbriefe, so gilt diese Regelung seit Jahresbeginn auch für E-Mails.
Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10.11.2006 hat entsprechende Änderungen in § 37a HGB, § 80 Abs. 1 S. 1 AktienG sowie § 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG herbeigeführt.
Daher sollten alle Kaufleute ihre E-Mail Signaturen prüfen und anpassen. Betroffen sind also alle Unternehmen, auf die das HGB, AktG oder GmbHG anwendbar ist. Also eigentlich alle, außer Privatpersonen und Freiberufler.
Pflichtangaben bei Geschäfts-Emails (Quelle: PC Professionell 4/2007, S. 21):
GmbHs: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft (=Anschrift), Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, Nummer unter der die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, Namen aller Geschäftsführer, Vorsitzender des Aufsichtsrats (falls vorhanden), “Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden” (GmbH-Gesetz (GmbHG), § 35a)
Aktiengesellschaften (AG): Rechtsform, Sitz der Gesellschaft (=Anschrift), Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, Nummer unter der die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, Namen aller Vorstandsmitglieder, Kennzeichnung des Vorsitzenden des Vorstands , Name des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, “Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden”, Zweigniederlassungen von Aktiengesellschaften mit Sitz im Ausland müssen neben den o.g. Angaben “das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird und die Nummer des Registereintrags” angeben (Aktiengesetz (AktG), § 80)
Kaufleute: Firmenname, Bezeichnung (”eingetragener Kaufmann” / “eingetragene Kauffrau”, “Offene Handelsgesellschaft”, “Kommanditgesellschaft”), Ort der Handelsniederlassung (=Anschrift),
Registergericht, Nummer unter der die Firma ins Handelsregister eingetragen ist (Handelsgesetzbuch (HGB), §§ 19 und 37a)
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) § 125a, gilt außerdem:
“Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben”
Weitere Informationen zum Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister kurz EHUG finden Sie in der .pdf-Datei.
Gerne richtet unser Serviceteam den Kunden die über das guideguide-Emailsystem arbeiten die notwendigen Angaben ein. Auch den Microsoft Outlook Nutzern ist unser Service Team gerne telefonisch bei der Einrichtung der sog. Signatur behilflich. Diesen wichtigen Service bieten wir Ihnen gerne gegen ein Entgelt in der Höhe von 7,50 € zzgl. gesetzl. MwSt. an. Gerne faxen wir Ihnen ein entsprechendes Formular für die Übermittlung Ihrer Daten an uns. (Dieses Formular ist gleichzeitig auch der Dienstleistungsvertrag)
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